Pengertian Absensi – Jenis, Tujuan, Efektivitas, Sidik Jari, Catatan Tangan, Almano, Teknologi

Diposting pada

Pengertian Absensi – Jenis, Tujuan, Efektivitas, Sidik Jari, Catatan Tangan, Almano, Teknologi : Pencatatan jam hadir pada hadir pada kartu jam hadir yang dilakukan oleh pada setiap pegawai atau pekerja bisa mempengaruhi gaji bersih atau take home pay yang akan diterima oleh si pegawai atau pekerja setiap bulannya.


Pengertian dan Jenis-jenis Absensi

Pengertian Absensi

Absensi atau kartu jam hadir ialah dokumen yang mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan tersebut dapat berupa daftar hadir biasa, dapat juga pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi 2(dua) bagian yakni pencatatan waktu hadir (attendance time keeping) dan juga pencatatan waktu kerja (shop time keeping).


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Puisi – Ciri, Unsur, Jenis, Puisi Baru dan Lama, Contohnya


Pencatatan jam hadir pada hadir pada kartu jam hadir yang dilakukan oleh pada setiap pegawai atau pekerja bisa mempengaruhi gaji bersih atau take home pay yang akan diterima oleh si pegawai atau pekerja setiap bulannya.


Karena jika pegawai atau pekerja lupa ataupun tidak mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir akan dapat mempengaruhi komponen-komponen yang ada pada gaji, terutama sekali pada pos tunjangan, Dikarena tunjangan yang diberikan perusahaan pada setiap pegawai atau pekerjatergantung dari beberapa banyak pegawai atau pekerja hadir pada jam kerja. Seperti tunjangan makan dan juga transportasi,


Apabila pegawai atau pekerja tidak mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir maka tunjangan makan dan hyga transpotasinya yang diterima pegawai atau pekerja setiap bulannya akan berkurang dan juga akan mempengaruhi gaji bersih yang diterima pegawai atau pekerja tersebut.

Pencatatan waktu hadir tersebut dimaksudkan untuk mengumpulkan data mengenai jumlah jam hadir pegawai atau pekerja dalam suatu periode pembayaran dan juga kadang-kadang juga tentang tarif upah untuk pekerjaan yang dilakukan.


Pencatatan waktu kerja dimaksudkan untuk dapat mencatat jam kerja sesungguhnya yang digunakan oleh pegawai atau pekerja dalam setiap pekerjaan (job) atau departemennya. Catatan waktu kerja tersebut dapat digunakan untuk mengecek catatan waktu hadir serta juga mendapatkan data produksi yang diperlukan untuk dapat distribusi upah serta gaji dan juga perhitungan intensif.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pantun – Pengertian, Ciri, Macam, Cinta, Jenaka, Pendidikan, Agama, Nasehat, Contohnya


Jenis Absensi

Pencatatan absensi pegawai atau pekerja dapat dilakukan dengan beberapa cara, yakni :

Absensi Catatan Tangan

Absensi catatan tangan biasanya terdaoat diperusahaan-perusahaan kecil. Setiap karyawan tiba maupun pulang kantor.


Kelebihan absensi catatan tangan

  • ialah murah dan juga mudah.

Kekurangan absensi catatan tangan

  1. pegawai atau pekerja dapat menulis waktu hadir maupun pulang sesuai dengan kehendaknya.
  2. pegawai atau pekerja dapat mencatatkan waktu hadir maupun pulang temannya yang belum datang atau juga pulang lebih awal.
  3. Bagian penggajian akan dapat mengalami kesulitan pada saat merekap jam hadir pegawai atau pekerja pada akhir bulan.

Absensi Almano (Sistem Ceklok)

Absensi tersebut menggunakan mesin almano atau mesin absensi dengan sistem ceklok. Jadi pegawai atau pekerja yang ingin mengisi kartu jam hadir harus memasukkan kartu jam hadir ke mesin almano, dan secara otomatis kartu jam hadir akan mencetak jam hadir maupun pulang karyawan sesuai dengan jam kantor.


Kelebihan sistem ceklok

  1. Mudah digunakan
  2. pegawai atau pekerja tidak bisa menulis waktu hadir maupun pulang sekendak hati.
  3. Bagian penggajian akan sedikit terbantu pada saat merekap jam hadir pekerja, Disebab karena lebih rapih dan juga mudah dilihat.

Kekurangan sistem ceklok

Absensi Sidik Jari (Finger Scan)

Biasanya Absensi sidik jari ini digunakan oleh perusahaan menengah ke atas. Cara kerja pada sistem Finger Scan ini ialah dengan cara menempelkan salah satu jari pada mesin setelah memasukkan nomer identitas pekerja.


Kelebihan dari absensi sidik jari

  1. Absensi tidak dapat digantikan oleh orang lain.
  2. Proses perekapan data absensi akan menjadi lebih mudah.

Kekurangan sistem absensi sidik jari

  1. Harganya relatif mahal.
  2. Jika terdapat error maka data jam hadir karyawan tidak akan dapat diakses.
  3. Tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga terkadang tidak tercatat jika pegawai atau pekerja tersebut hadir kerja.

Absensi Telapak Tangan

Biasanya sistem tersebut digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar. Cara kerja pada sistem tersebut mirip dengan cara kerja finger scan, yakni dengan cara menempelkan telapak tangan atau lima jari pada mesin setelah memasukkan no.Identitas pegawai atau pekerja.


Kelebihan absensi telapak tangan

  1. Menggunakan teknologi tinggi.
  2. Bagian penggajian akan dapat dengan mudah merekap jam hadir para pegawai atau pekerja , Disebabkan
  3. karena sistem tersebut akan secara otomatis merekap jam hadir pekerja ketika melakukan finger scan.
    Akan meningkatkan gengsi suatu perusahaan.


Kekurangan absensi telapak tangan

  1. Harganya lebih mahal.
  2. Jika terdapat mesin error maka data jam hadir pegawai atau pekerja tidak akan dapat diakses.
  3. Tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga terkadang tidak tercatat jika pegawai atau pekerja tersebut hadir kerja.

    Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Pantun


Tujuan Absensi

Absensi merupakan unsur kedisiplinan, maka tujuannya adalah untuk meningkatkan kedisiplinan mahasiswa dalam mengikuti kegiatan perkuliahan. Tujuan absensi itu sendiri ialah sebagai berikut :


  1. Untuk melihat kehadiran mahasiswa
  2. Untuk meningkatkan kedisiplinan mahasiswa
  3. Untuk mengetahui apakah mahasiswa masih mempunyai semangat belajar
  4. Meningkatkan keaktifan mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan
  5. Sebagai bahan laporan

Dengan diterapkannya absensi ini maka dapat membantu meningkatkan mutu dari universitas itu sendir. Kebanyakan orang menilai bahwa dengan adanya penggunaan absensi berarti ada pula kedisiplinan pada tempat yang bersangkutan tersebut.


Efektivitas dan Efisiensi

Efisiensi dan efektifitas sekarang bukanlah hal yang tabu untuk dibicarakan karena sebuah perusahaan baik nasional atau multi nasional sudah berbicara tentang efisien dan efektifitas, karena dua hal ini dapat berpengaruh kepada kinerja perusahaan. Efektifitas perusahaan dapat diartikan Tingkat keberhasilan perusahaan dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasarannya. Pengukuran Efektivitas perusahaan :


  • Pendekatan Sumber- Proses- Sasaran
  • Pendekatan ConstituencyKriteria pengukuran efektifitas organisasi antara lain:
    1. Adaptabilitas dan fleksibilitas
    2. Produktivitas
    3. Kepuasan karyawan
    4. Tingkat keuntungan
    5. Keberhasilan dalam mendapatkan sumber
    6. Kebebasan dari rasa tertekan para anggota organisasi.
    7. Kontrol terhadap lingkungan
    8. Efisiensi organisasi
    9. Kemampuan organisasi untuk mempertahankan anggotanya.
    10. Pertumbuhan organisasi
    11. Penggunaan

Penggunaan Teknologi

Penggunaan teknologi untuk perusahaan sebagai acuan efektifitas kinerja adalah adanya pengadaan sistem terkomputerisasi dalam aktifitas kerja salah satunya adalah sistem absensi karyawan menggunakan sistem komputerisasi yang baik yaitu Sistem Biometriks, dengan sistem ini kinerja karyawan akan lebih cepat karena tidak harus antri absen terlalu lama dan membuang waktu atau kertas.


Perusahaan bisa menghemat waktu dan uang ketika system komputerisasi dijalankan menggunakan Biometriks karena tidak perlu ada kartu atau kertas guna mendukung system absensi, sehingga bagian SDM atau penggajian hanya perlu melihat laporan hasil absensi tanpa harus memantau system absensi karyawannya.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Contoh Pamflet