Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Diposting pada

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Pengertian-Sistem-Informasi-Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi.


Pengertian Sistem Informasi Manajemen Menurut Para Ahli

Ada beberapa defenisi dari sistem informasi manajemen ( SIM ) menurut para ahli, di antaranya :

  1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)
  2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)
  3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.


Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

  • Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
  • Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
  • Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
  • Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
  • Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
  • Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
  • Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
  • Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
  • Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
  • Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
  • SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
  1. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
  2. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
  3. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal.

Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.


  • SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen

Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya.

  • Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.

Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :

  1. a) Proses transaksi
  2. b) Proses laporan
  3. c) Proses pemeriksaan

Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :

  1. a) Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.
  2. b) Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.
  3. c) Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.

  • Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
  1. a) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
  2. b) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
  3. c) Sebab penyimpangan
  4. d) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama : (1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.

Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :

1)    Model perencanaan dan anggaran

2)    Program-program laporan penyimpangan

3)    Model-model analisis masalah

4)    Model-model keputusan

5)    Model-model pemeriksaan/pertanyaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisissituasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.

  • Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :
  1. a) Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan
  2. b) Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.

Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :

  1. a) Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
  2. b) Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
  3. c) Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
  4. d) Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
  5. e) Prospek bagi industri di daerah lain.
  6. f) Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
  7. g) Peluang bagi karya usaha baru.
  8. h) Alternatif strategi
  9. i) Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.

Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:

  1. a) Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.
  2. b) Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang
  3. c) Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.

SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.


Perkembangan Konsep Sistem Informasi Manajemen

Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.


  • Fokus Awal pada Data

Selama paruh pertama abad dua puluh, saat punched card dan keydriven bookkeeping machines berada dalam masa jayanya, perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Praktek ini diteruskan dengan komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing=EDP). Istilah EDP tidak lagi populer dan telah disingkat menjadi data processing (DP). Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau Accounting Information System untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.


  • Fokus Baru pada Informasi

Tahun 1964 diperkenalkan alat penghitung generasi komputer. Komputer baru ini menggunakan sirkuit silikon sehingga daya proses lebih besar. Konsep enggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini banyak diterima perusahaan besar. Perkembangannya tidak mulus, karena: (1) kurangnya pengetahuan tentang komputer, (2) kurangnya pengetahuan tentang bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen, (3) peralatan komputer mahal dan terbatas, dan lain-lain. Kesalahan secara khusus adalah sistem tersebut terlalu ambisius.


  • Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan

Sementara banyak orang hanya mengamati dari pinggir saat perusahaan-perusahaan berjuang dengan SIM raksasa mereka, sejumlah ilmuwan informasi di Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen dan konsep mereka disebut Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System = DSS). Pada tahun-tahun awal era DSS, terdapat banyak argumen mengenai DSS dan SIM. Apakah DSS menawarkan pendekatan baru pada penggunaan komputer dan jika memang demikian bagaimana?. SIM adalah suatu sumberdaya organisasional. SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus.


  • Fokus Sekarang pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi  komputer yang lain: otomatisasi kantor (office automation = OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

OA dimulai pada tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapat mentik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik. Operasi pentikan ini mengarah pada aplikasi OA yang disebut pengolahan kata (word processing). OA berkembang meliputi aplikasi: konferensi jarak jauh (teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.


  • Fokus Potensial pada Konsultasi

Perkembangan saat ini adalah penerapan kecerdasan buatan (artificial intelligence = AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.


Karakteristik Sistem Informasi Manajemen

1. Elemen Sistem [Elements]

Elemen atau komponen sistem adalah bagian bagian atau subsistem dari sebuah sistem yang lebih besar.

Elemen sistem mungkin adalah bagian yang paling kecil dari sistem yang ada.

Setiap elemen memiliki tugas, fungsi dan tujuan sendiri sendiri.

Namun masing masing element sistem informasi manajemen ini akan saling berinteraksi, terhubung dan bekerja sama antara satu dengan yang lain untuk mencapai tujuannya.

Apabila terdapat satu elemen tidak bekerja secara maksimal, maka jalannya keseluruhan sistem informasi manajemen akan terganggu dan menghasilkan ouput yang tidak maksimal.


2. Batasan Sistem [Boundary]

Batas sistem atau yang dikenal dengan boundary adalah batasan ruang lingkup yang membatasi sistem informasi manajemen dengan sistem lainnya.

Adanya batasan batasan pada sistem informasi manajemen akan membuat sistem informasi yang ada tidak saling tumpang tindih dengan sistem yang lainnya. Setiap sistem akan melakukan tugas dan fungsinya masing masing.

Hal hal yang dibatasi oleh batas sistem contohnya:

  • Biaya
  • Peraturan
  • Personel
  • Peralatan, dll

3. Lingkungan Luar [Environment]

Lingkungan luar merupakan hal hal yang yang berada diluar batas sistem informasi manajemen yang bisa berpengaruh terhadap operasional sistem informasi manajemen.

Lingkungan luar sistem bisa berpengaruh positif dan negatif. Lingkungan luar yang merugikan harus bisa dikendalikan dan ditahan sedemikian rupa agar tidak sering mengganggu kegiatan sistem. Dan lingkungan luar yang menguntungkan harus sebisa mungkin bisa dimanfaatkan dengan baik oleh sistem.

Contohnya keadaan listrik yang mati, listrik bukanlah bagian dari komponen sistem informasi manajemen. Tapi dengan tidak adanya listrik maka sistem informasi manajemen tidak bisa dijalankan.


4. Penghubung [Intervace]

Penghubung sistem adalah sebuah media yang menjembatani subsistem satu dengan subsistem yang lain.

Data keluaran disatu subsistem yang satu akan menjadi data masukan ketika pindah ke subsistem yang lain.

Perpindahan ini memerlukan penghubung. Contoh jaringan koneksi.

Apabila dalam sebuah sistem tidak ada penghubungnya, maka ketika sebuah komponen subsistem telah selesai melaksanakan tugasnya, kemudian output yang dihasilkan tidak bisa dipindahkan untuk diproses lebih lanjut kepada subsistem yang lainnya karena tidak ada penghubung.

Maka sistem secara keseluruhan tidak akan menghasilkan apa-apa.


5. Masukan Sistem [Input]

Masukan atau input adalah data yang dimasukkan kedalam sistem untuk diolah oleh sistem.

Karakteristik masukan adalah hal yang paling mendasar yang harus dimiliki oleh setiap sistem. Sistem kerja sebuah sistem informasi berawal dari masukan.

Apabila tidak ada data, maka apa yang akan diolah oleh sistem?

Tidak akan ada sesuatu yang dihasilkan karena BAHAN nya tidak ada.


6. Keluaran Sistem [Output]

Keluaran atau output adalah data masukan yang telah selesai diolah dan menjadi Informasi. Output adalah informasi yang bisa berupa laporan, grafik, formulir atau berupa perbaikan.

Output adalah hasil dari sebuah proses pengolahan data pada sistem. Dan masing masing subsitem dalam sebuah sistem akan menghasilkan output.

Output dari subsistem lain akan menjadi input bagi subsistem lain dan kemudian diolah kembali menjadi hasil akhir. Berupa INFORMASI.


7. Pengolah Sistem [Process]

Pengolah sistem adalah pemprosesan data yang masuk kedalam sistem dan diolah sedemikian rupa hingga menghasilkan data keluaran (output) yang akan menjadi sebuah informasi yang berguna.

Pengolahan bisa berupa pengklasifikasian data, pengurutan, pencarian, penggabungan data.

Apabila sebuah sistem tidak bisa mengolah data, maka data mentah yang ada tetap akan menjadi seperti itu. Tidak akan bisa menjadi sebuah informasi yang berharga.


8. Tujuan Sistem [Goal]

Sistem informasi manajemen tentu memiliki tujuan yang ingin dicapai. Tujuan SIM adalah untuk memberikan informasi yang berguna bagi para pihak yang membutuhkan.

Karena pada awalnya, sebuah sistem informasi disusun dan didesain khusus untuk menghasilkan sebuah informasi yang sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pengguna.

Tujuan sistem didesain sama persis dengan apa yang diinginkan oleh pengguna.

Tujuan sistem yang tidak sama dengan apa yang diinginkan oleh pengguna akan menghasilkan informasi yang tidak berharga.

Informasi menjadi tidak relevan dan tidak bisa digunakan oleh penggunanya sebagai bahan pengambilan keputusan.


Manfaat Sistem Informasi Manajemen

  • Manajemen bisa memperoleh cerminan umum dari semua operasi mereka.
  • Manajer memiliki keterampilan untuk menemukan umpan balik mengenai kinerja mereka.
  • Organisasi bisa memaksimalkan guna dari investasi mereka dengan menyaksikan apa yang bermanfaat dan apa yang tidak.
  • Manajer dapat mencocokkan hasil dengan kinerja yang direncanakan dengan mengidentifikasi kekuatan dan kekurangan dalam rencana dan kinerja.
  • Perusahaan bisa mendorong penambahan alur kerja yang menghasilkan penyelarasan proses bisnis yang lebih baik dengan keperluan pelanggan.
  • Banyak keputusan bisnis dialihkan dari manajemen atas ke level organisasi yang lebih efisien, dengan pengetahuan dan empiris yang mumpuni.

Contoh Sistem Informasi Manajemen

Beberapa misal kongkrit penerapan sistem informasi manajemen yakni sebagai berikut:


1. Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP ini seringkali digunakan oleh sebanyak perusahaan besar dalam mengelola manajemen dan mengerjakan suatu pemantauan yang saling terintegrasi terhadap unit bidang kerja Keuangan, Accounting, Sumber Daya Manusia, Pemasaran, Operasional, dan Pengelolaan Persediaan.


2. Supply Chain Management (SCM)

Sistem SCM ini paling bermanfaat untuk pihak manajemen dimana data data yang disajikan terintegrasi tentang manajemen suplai bahan baku, mulai dari pemasok, produsen, pengecer sampai konsumen akhir.


3. Transaction Processing System (TPS)

TPS ini bermanfaat untuk sebuah proses data dalam jumlah yang besar dengan transaksi bisnis yang berkala. Program ini biasa diaplikasikan guna manajemen gaji dan inventaris. Contohnya yakni pada software yang dipakai untuk Bantuan Keuangan Desa Pemprov Jawa Timur.


4. Office Automation System (OAS)

Sistem software ini bermanfaat untuk melancarkan suatu komunikasi antar departemen dalam sebuah perusahaan dengan teknik mengintegrasikan server-server komputer pada masing-masing user di perusahaan. Contohnya yakni email.


5. Knowledge Work System (KWS)

Sistem informasi KWS ini mengintegrasikan satu pengetahuan baru ke dalam organisasi. Dengan ini, diinginkan para tenaga berpengalaman mampu menerapkannya dalam kegiatan mereka.


Baca Juga :