Proses Komunikasi Organisasi – Pengertian, Internal, Konsep, Hambatan

Diposting pada

Proses Komunikasi Organisasi – Pengertian, Internal, Konsep, Hambatan : Komunikasi merupakan sebuah proses dimana seseorang atau bebrapa orang, kelompok, organisasi, serta masyarakat menciptakan, dan memakai informasi agar terhubung dengan sebuah lingkungan atau orang lain.


Proses Komunikasi Dalam Organisasi

Pengertian Proses Komunikasi Organisasi

Komunikasi dalam organisasi biasanya membahas tantang fungsi dan struktur organisasi, hubungan antara manusia, komunikasi dan proses dalam organisasi, serta budaya organisasi tersebut. Komunikasi organisasi diberkan batasan sebagai arus dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya salaing bergantung satu sama lain dan arus komunikasi tersebut meliputi komunikasi horisontal dan vertikal.


Komunikasi organisasi adalah proses penciptaan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : 101 Pengertian Hukum Adat Menurut Para Ahli Dunia


Komunikasi Internal

Komunikasi di internal organisasi sangat kuat, pertukaran gagasan diantara para karyawan dan administrator dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap dan disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan. Ada empat dimensi komunikasi organisasi yaitu:


  • Downward Communication

Merupakan komunikasi yang berlangsung saat orang-orang yang berada di tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arah komunikasi dari atas kebawah ini adalah:


    1. Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
    2. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
    3. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
    4. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972):

      1. Metode tulisan
      2. Metode lisan
      3. Metode tulisan diikuti lisan
      4. Metode lisan diikuti tulisan

  • Upward Communication

Merupakan komunikasi yang terjadi pada saat bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arah komunikasi dari bawah ke  atas adalah:


    1. Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
    2. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
    3. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
    4. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi ini menjadi rumit dan menyita lebih banyak waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawahan. Sharma (1979) mengatakan ada 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat agak rumit.


    1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
    2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai
    3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
    4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

      Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : 101 Pengertian Hukum Tata Negara Menurut Para Ahli


  • Horizontal Communication

Merupakan komunikasi yang berlangsung diantara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:


    1. Memperbaiki koordinasi tugas
    2. Upaya pemecahan masalah
    3. Saling berbagi informasi
    4. Upaya pemecahan konflik
    5. Membina hubungan melalui kegiatan bersama

  • Interline Communication

Merupakan suatu tindakan komunikasi untuk berbagai sebuah informasi melewati batas-batas fugnsional. Spesialis staf Biasanya paling aktif dalam berkomunikasi karena biasanya tanggung jawab mereka lebih berhubungan dengan jabatan fungsional. Sebab adanya komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam perintah lain, dibutuhkan kebijakan organisasi untuk membantu atau membimbing komunikasi litas saluran.


Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran:

    1. Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung
    2. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya

Konsep Komunikasi Organisasi

Berikut ini merupakan konsep dalam berkomunikasi secara organisasi.

  • Proses

Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar informasi diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan  dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak ada hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : 101 Definisi Hukuman Mati Menurut Para Ahli Didunia


  • Pesan

yang dimaksud pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi yang berhubungan dengan bahasa, penerimayang dimaksud, metode difusi, dan arus tujuan dari pesan.


Pengklasifikasian pesan menutut bahasa dapat dibedakan pesan verbal dan non verbal. Pesan verbal dalam organisasi misalnya; surat, memo, pidato, dan percakapan. Sedangkan pesan nonverbal dalam organisasi terutama sekali yang tidak diucapkan atau dityulis seperti; bahasa gerak tubuh, sentuhan, nada suara, ekspresi wajah, dll.


  • Jaringan

organisasi terdiri dari satu seri orng yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suau set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang atau keseluruhan organisasi.


Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor antara lain; hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dari arus pesan, dan isi dari pesan.


  • Keadaan Saling Tergantung

Konsep kunci komunikasi organisasi keempat adalah keadaan yang saling tergantung satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menajadi sifat dari suatu organisai  yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi. Implikasinya, bila pimpinan membuat suatu keputusan dia harus memperhitungkan implikasi keputusan itu terhadap organisasinya ecara menyeluruh.


  • Hubungan

Konsep kunci yang kelima dari omunikasi organisasi adalah hubungan. Karena organisasi merupakan suatu sistem terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada manusia yang ada dalam organisasi. Dengan kata laian jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia.


Oleh karena itu hubungan manusia  dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat suatu hubungan perlu dipelajari. Sikap, skill, moral dari seseorang, mempengaruhi dan dipengaruhi oleh hubungan yang bersifat organisasi. Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang sampai kepada hubungan yang kompleks. Jadi dalam organisasi terjadi hubungan yang sifatnya individual, kelompok, dan hubnganorganisasi.


  • Lingkungan

yang dimaksud lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Yang termasuk lingkungan internal adalah personal/anggota, tujuan, produk, dll. Sedangkan lingkungan eksternal adalah; langganan, saingan, teknologi, dll.


Komunikasi organisasi terutama bekenaan dengann transaksi yang terjadi dalam lingkungan internal organisasi yang terdiri dari organisasi dan kulturnya, dan antar organisasi dengan lingkungan ekternalnya. Yang dimaksud  dengan kultur organisasi adalah pola kepercayaan dan harapan dari anggota organisasi yang menghasilkan norma-norma yang membentuk tingkah laku individu dan kelompok dalam organisasi.


Organisasi sebagai suatu sistem terbuka harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal seperti; teknologi, ekonomi, undang-undang, dan faktor sosial. Karena faktor lingkungan berubah-ubah, maka organisasi memerlukan informasi baru. Informasi ini harus dapat mengatasi perubahan dalam lingkungan dengan menciptakan dan pertukaran pesan baik secara internal dalam unit-unit yang relevan maupun terhadap kepentingan umum secara eksternal.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : stilah Hukum (Advokat) Di Indonesia Secara Lengkap


  • Ketidakpastian

adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Misalnya; organisasi Karang Taruna memerlukan informasi tentang Undang-undang tentang NAPZA untuk disosialisaikan kepada anggotanya, kalau informasi tersebut didapatkan maka tidak maslah, tetapi kalau informaasi itu tidak didapatkan maka terjadi ketidak pastian.


Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggotaa, melakukan suatu penelitian pengembangan organisasi, dan mengahapi tugas-tugas yang kompleks dengan integrasi yang tinggi. Ketidak pastian dalam suatu organisasi juga disebabkan oleh terjadinya banyak informasi yang diteima daripada sesungguhnya diperlukan untuk menghadapi lingkungan meeka. Jadi ketidakpastian dapat disebabkan oleh terlalu sedikit informasi yang didapatkan dan juga karena terlalu banyak yang diterima.


Hambatan Komunikasi Organisasi

Berikut ini merupakan hambatan dalam komunikasi dalam sebuah organisasi.

  • Hambatan Teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi.


  • Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian komunikator dan komunikan, tetapi seringkali proses penafsirannya keliru. tidak adanya hubungan antara simbol (kata) dan yang disimbolkan, dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.


  • Hambtan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : 7 Pengertian Hukum Internasional Menurut Para Ahli