Pengertian Manajemen File – Manfaat, Sasaran, Fungsi, Arsitektur, Cara, Tips

Diposting pada

Pengertian Manajemen File – Manfaat, Sasaran, Fungsi, Arsitektur, Cara, Tips : Manajemen file “File System” dapat diartikan sebagai disk atau partisi yang dipakai untuk menyimpan file-file dalam cara tertentu.


“Manajemen File” Pengertian & ( Manfaat – Sasaran – Fungsi – Arsitektur – Tipe )

Pengertian Manajemen File

File system atau disebut juga dengan menajemen file ialah suatu metode dan struktur data yang dipakai oleh sistem operasi untuk mengatur serta menorganisir file yang terdapat pada disk atau partisi disk. Manajemen file “File System” dapat diartikan sebagai disk atau partisi yang dipakai untuk menyimpan file-file dalam cara tertentu.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Manajemen Produksi” Pengertian & ( Tahapan – Faktor Pendukung )


Manfaat Manajemen File

Adapun manfaat dari manajemen file diantaranya yaitu dapat mengurangi resiko kehilangan file misalnya seperti terhapusnya file secara tidak sengaja, file tersimpan dimana saja dan tidak teraturnya letak file serta dapat memudahkan kita dalam pencarian file, dapat menghemat kapasitas penyimpanan dengan cara melakukan penghapusan file yang tidak terpakai. Untuk mendapatkan manfaat dari manajemen file kalian harus dapat melakukan manajemen file dengan baik dan benar.


Sasaran Sistem File

Adapun untuk sasaran sistem file yang diantaranya yaitu:

  • Untuk memenuhi kebutuhan dari manajemen data bagi pemakai atau user.
  • Untuk menjemin data yang terdapat pada file ialah valid.
  • Untuk optimasi kinerja.
  • Untuk menyediakan dukungan masukan “input” dan keluaran “output” bagi beragam tipe perangkat penyimpanan.

  • Untuk meminimalkan atau mengeliminasi potensi kehilangan data.
  • Untuk menyediakan sekumpulan rutin interface masukan “input” dan keluaran “output”.
  • Dan untuk menyediakan dukungan masukan “input” dan keluaran “output” bagi banyak pemakai “user” di sistem multiuser.

Fungsi Yang Diharapkan Dari Pengelolaan File

Adapun beberapa fungsi yang diharapkan dari pengelolaan file yang diantaranya:

  • Mekanisme pemakaian file secara bersama.
  • Penciptaan, modifikasi dan penghapusan file.
  • Kemampuan men-beckup dan recovery untuk dapat mencegah kehilangan file dikarenakan kecelakaan atau adanya upaya penghancuran file.

  • Pemakai bisa mengacu file dengan nama simbolik “Symbolic name” bukan menggunakan penamaan yang mengacu perangkat fisik.
  • Supaya pada lingkungan sensitif, informasi dapat tersimpan dengan aman dan rahasia.
  • Sistem file harus menyediakan interface user-friendly.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian, Fungsi, Dan Ruang Lingkup Manajemen Pendidikan Secara Lengkap

Arsitektur Pengelolaan File

Adapun pengelolaan file, biasanya terdiri seperti di bawah ini:

  • Yang pertama ialah sistem akses, yakni berhubungan dengan bagaimana cara data yang disimpan pada file akses.
  • Yang kedua ialah manajemen file yakni berhubungan dengan penyediaan mekanisme operasi pada file misalnya seperti penyimpanan, pengacuan, pemakaian bersam dan juga pengamanan.

  • Yang ketiga ialah manajemen ruang penyimpanan yakni berhubungan dengan alokasi ruang untuk file di peranglat penyimpan.
  • Dan yang keempat ialah mekanisme Integriras file yakni berhubungan dnegan jaminan informasi pada file yang tidak terkorupsi.

Tips File Yang Terdapat Pada Sistem Operasi

Terdapat tiga tipe file pada sistem operasi yang diantaranya di bawah ini:

  • File regular yang berisi informasi yang terdiri dari file teks dan biner. File teks ini berisi baris-baris teks “txt”, lalu file biner eksekusi “exe” dan juga biner hasil dari program aplikasi. Struktur internal file biner eksekusi hanya diketahui oleh sistem operasi, sedangkan struktur internal dari file biner hasil program aplikasi hanya diketahui oleh program aplikasi saja yang menggunakan file tersebut.

  • File folder yakni file yang dimiliki oleh sistem operasi, biasanya berisi informasi-informasi mengenai daftar file yang termasuk didalam folder tersebut.
  • Dan file khusus merupakan nama logic dari perangkat input dan perangkat output.

Data Pada Manajemen File Sebuah Perusahaan

Dalam manajemen file, ada beberapa hal yang secara mutlak wajib ditata secara rapi, antara lain:

  1. Surat penerimaan barang
  2. Surat pembayaran barang
  3. Berkas surat hutang
  4. Surat penjualan barang
  5. Surat asuransi
  6. Berkars surat pengiriman barang
  7. Surat perjanjian, dan lain sebagainya

Meskipun demikian, filing menjadi pekerjaan yang menjemukan dan ribet karena kita diharuskan berhubungan dengan berbagai macam surat-menyurat dan mengelompokkannya secara hati-hati supaya nanti mudah dicari. Beberapa pemilik bisnis memilih untuk berkonsentrasi pada hal-hal krusial, misalnya:


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian, Fungsi Dan Unsur Manajemen Pemasaran Beserta Tugasnya Terlengkap


  • Memastikan organisasinya menggunakan teknologi digital dengan baik.
  • Untuk memastikan perusahaannya berhenti ketergantungan pada dokumen fisik berupa kertas, karena hal ini memakan tempat, ribet dan butuh waktu dalam menata dan mencarinya.
  • Memastikan pengelolaan menejemen file ini tertata rapi sehingga waktu tidak dihabiskan pada tugas – tugas operasional saja.

Cara Manajemen File yang Efektif

Dampak bila tidak ada manajemen file adalah tidak adanya keteraturan pada file yang disimpan. Menurut beberapa situs bisnis besar, ada beberapa cara untuk meningkatkan efektifitas filing manajemen, misalnya:


  • Membangun Sistem “Document Filing” dan Juga Penamaannya

Kalau anggota Anda selalu convert file secara manual, baiknya mulai menejemen file dengan pemberian format nama penyimpanan. Anda harus memastikan mereka tahu dimana menyimpan file yang benar.

Sebaiknya pisahkan jenis-jenis surat mulai dari invoice dan file penting lainnya. Pastikan format penyimpanan dokumen ini juga memberikan deskripsi yang cukup supaya tidak pelru membuka satu-satu.


  • Mulai Pikirkan Soal Konversi File Sekaligus

Dengan bertumbuhnya sebuah bisnis, tentu saja Anda akan membutuhkan teknik konversi file yang tepat. Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam sebuah lokasi. Anda bisa menggunakan berbagai batch documen conversiona products yang tersedia.


  • Berhenti Menggunakan Converter Gratisan

File converter gratisan biasanya ditujukan untuk kebutuhan personal dan pastinya fiturnya terbatas. Kalau Anda menggunakannya untuk skala besar, tentu saja akan ada banyak masalah yang muncul,seperti:


    1. Security – ketika menggunakan fitur gratisan, Anda tidak tahu benar proses konversi benar-benar aman atau tidak.
    2. Keterbatasan – Tidak semua tool gratis yang tersedia 100% gratis. Beberapa fitur mengharuskan Anda
    3. mengeluarkan uang. Atau kalau pun gratis, akan ada watermark di dokumen Anda.
    4. Permasalahan setting dan terbatasnya opsi menu

  • Menguasai Windows Explorer

Umumnya perusahaan menggunakan Windows, nah disini letak permasalahannya. Banyak orang yang kurang menguasai navigasinya.


  • Simpan Data di Lokasi yang Sama

Sisakan satu lokasi penting khusus untuk penyimpanan file. Pengertian manajemen file adalah mengklasifikasikan dan penempatan file dengan benar. Nah, buatlah folder (baca: pengertian folder) spesifik yang memudahkan Anda untuk menemukan file yang diinginkan. Jangan pernah mencampurnya.


  • Menggunakan Shortcuts

Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi. Ketimbang harus masuk ke folder dalam folder, ini tentu sangat pusing. Hal ini juga bisa mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file.


  • Shared Document

Shared document sejenis Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya akan memudahkan siapapun untuk menyimpan dan meng-update file dimana pun dan kapan pun tanpa harus repot ke kantor.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Manajemen Konstruksi” Pengertian & ( Peran – Fungsi – Tujuan – Tugas )