Notulen – Contoh, Notula, Susunan, Fungsi, Tujuan, Pengertian, Macam

Diposting pada

Notulen – Contoh, Notula, Susunan, Fungsi, Tujuan, Pengertian, Macam : Notula merupakan catatan mengenai rapat yang telah dijalankan, sedangkan orang yang melakukan pekerjaan sebagai pencatat disebut notulis dan bila sudah disahkan dalam sebuah laporan disebut notulen.

Minutes

Pengertian Notulen

Notula merupakan catatan mengenai rapat yang telah dijalankan, sedangkan orang yang melakukan pekerjaan sebagai pencatat disebut notulis dan bila sudah disahkan dalam sebuah laporan disebut notulen. Notula dibuat setelah rapat dilakukan, dilihat dari proses terjadinya, maka pembuat notula harus berada di tengah rapat sehingga ia dapat menangkap nuansa atau suasana rapat dengan baik dan menuliskannya. Biasanya pembuatan notula diserahkan kepada sekretaris atau dapat pula pihak lain yang ditunjuk, pembuatan notula biasa disebut dengan notulis.


Menurut kamus besar bahasa Indonesia, notulen atau notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan/rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Jadi notulen ialah sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara menyeluruh.


Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Inilah Definisi Organisasi Internasional Menurut Para Ahli Beserta Contohnya


Notulen sekurang-kurangnya berisi:

  • Tujuan kegiatan
  • Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan
  • Saran dan keputusan dalam kegiatan
  • Waktu pelaksanaan
  • Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

Susunan Notulen

Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agatr notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.


a. Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :


  1. Nama atau tema yang akan dibahas
  2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
  3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
  4. Tempat pelaksanaan acara
  5. Acara saat berlangsung
  6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :
    • Ketua dan Wakil Ketua
    • Sekretaris
    • Notulis
    • Peserta

b. Isi Notulen

Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut. Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :


  • Kata pembukaan
  • Pembahasan
  • Pembacaan Keputusan dari Hasil
  • Waktu (Jam) penutupan

c. Bagian Akhir Notulen

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen. Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :


  • Nama Jabatan
  • Tanda tangan
  • Nama pejabat, pangkat, dan NIP

Pada umumnya notulen berisi tentang :

1. Tujuan dari kegiatan
2. Pikiran-pikiran yang dibahas dalam kegiatan
3. Waktu pelaksanaan
4. Pihak-pihak yang hadir


Notulen yang ditulis harus sesuai dengan isi rapat ataupun diskusi yang sudah dilakukan, karena nantinya notulen ini akan diserahkan kepada atasan menjadi sebuah laporan. Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menjadi seorang notulis yang baik dan menghasilkan notulen yang baik juga, antara lain :


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Proses Komunikasi Organisasi Internal ‘Horisontal dan Vertikal’ Beserta Pengertiannya


Pahami Maksud dan Tujuan dari Diadakan Rapat/Seminar

Agar mampu mencatat dengan baik ketika rapat sedang berlangsung, ada baiknya Anda melakukan riset sebelumnya tentang tujuan dari rapat tersebut atau tanyakan kepada atasan Anda. Dengan begitu ketika rapat sudah dimulai Anda akan paham latar belakang dari rapat tersebut.


Persiapkan dengan Baik

Persiapkan sebelumnya alat-alat yang dibutuhkan. Misalnya laptop, alat tulis ataupun jika perlu Anda menyediakan alat perekam yang dapat membuat Anda lebih mudah dalam menyusun laporan nantinya ke atasan Anda.


Kenali Para Peserta Rapat

  • Jika Anda tidak begitu mengenal peserta rapat yang mengikuti rapat tersebut, sebaiknya Anda menanyakan sebelum rapat dimulai kepada rekan kerja ataupun atasan yang menugaskan Anda.
  • Konsentrasi dan Tangkap Inti Sari dari Pernyataan dari Rapat Tersebut
  • Berfokuslah pada rapat yang sedang berlangsung, tidak perlu mencatat setiap kata yang diucapkan dari pembicara, cukup tulis poin-poin yang menjadi bagian penting dari rapat tersebut.

Gunakan Template

Menggunakan template notulen rapat yang sudah tersedia dapat mempermudah Anda dalam mencatat hal-hal penting dalam rapat sekaligus lebih cepat juga.


Cek Kembali

Ketika selesai membuat poin-poin, pastikan Anda kembali memeriksa kembali catatan Anda. Rapat ataupun diskusi dibutuhkan sebuah notulen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh penulisnya, yang sebelumnya akan diserahkan terlebih dahulu untuk diperiksa kembali sebelum nantinya akan dibagikan ke seluruh peserta yang hadir ketika rapat.


Tujuan dari pemberian notulen kepada peserta rapat adalah untuk memberikan gambaran tertulis bagaimana rapat yang sudah berjalan berlangsung begitu juga dengan hasil diskusi yang sudah disepakati bersama tentunya.


Penandatanganan

Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan :


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Organisasi


  1. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran  folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.
  2. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.
  3. Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

Fungsi Notulen

Notulen memiliki beberapa fungsi yang penting terhadap kegiatan rapat tersebut, antara lain:

  • Sebagai bukti telah di adakan rapat.
  • Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat.
  • Apakah semua tujuan rapat yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau tidak.

Pembuat notula harus dapat bersifat objektif atau tidak memaihak, ia tidak boleh menuangkan gagasan-gagasan yang dimilikinya ke dalam notula, pembuat notula harus murni berdasarkan pembicaraan dalam rapat. Tanggung jawab penulisan notula menjadi tanggung jawab notulis, sementara tanggung jawab isi ada pada pemimpin rapat. Merupakan tindakan yang bijaksana, bila sebelum menandatangani notula seorang pemimpin rapat membaca terlebih dahulu secara teliti.


Minutes

Tujuan Notulen

notulen itu tujuan nya ya untuk mengetahui apa yang terjadi dalam rapat, karena dalam notulen itu sendiri sudah dicantumkan tempat, waktu, dan peserta rapat.  disana juga ditulis tentang jalannya rapat, siapa saja yang bertanya dan mengutarakan ide, dan terakhir kalau tidak salah notulen juga ada kesimpulan rapat.


Arti dari notulen itu sendiri adalah naskah dinas yang membuat catatan berjalannya acara atau kegiatan mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan dan penutupan. Yang mencatat notulen disebut dengan notulis.


Contoh Notula ( Notulen )

Bentuk dan contoh notulen sidang atau rapat.

Sidang/rapat: Rapat panitia houl Akbar Sunan Kalijaga Kota Demak

Hari/tgl: 1 April 2010
Jam sidang/Rapat: 20:00 WIB
Acara:

  • Pembukaan
  • Sambutan
  • Acara inti
  • Penutup

Pimpinan/Peserta sidang rapat

  • Ketua: Drs. H. Amin Taufiq
  • Wakit Ketua: K.H. Mahmud Sihab
  • Sekretaris: Hj. Rosidah
  • Pencatat: K.H. Agus Junaidi

Peserta:

  • Kepala Jama”ah Al-Hidmah Jawa Tengah
  • Bupati Kota Demak
  • Jama’ah AL-Hidmah Kota Demak
  • Taimir masjid agung Demak

Kegiatan sidang/rapat

  • Menentukan tempat dan waktu pelaksanaan
  • Menentukan tugas panitia
  • Menentukan anggaran dana
  • Menentukan tempat penginapan bagi jama’ah luar kota

Pengertian Notula

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Peran Vitamin K Dalam Tubuh Lengkap


Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notula memerlukan kemampuan menulis secara jalas dan singkat. Penulisan notula harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.


Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang diambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.


Fungsi Notula

Berikut Ini merupakan beberapa fungsi notula.


1. Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.


2. Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

3. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.


4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

5. Sebagai Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.


6. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.


Minutes

Macam – Macam Notula

Macam-macam Notula, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Notula Harfiah

Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.


2. Notula Rangkuman

Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat da tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak seseuai dengantema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat.


Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Organisasi Internasional : Pengertian, Macam, Dan Tujuan Beserta Contohnya Secara Lengkap