Dokumen – Pengertian, Perbedaan, Jenis, Ruang Lingkup, Kegiatan, Contoh, Para Ahli : Dokumen ialah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keterangan.
Pengertian Dokumen
Dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kara document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, di sediakan atau untuk disebarkan. Dokumen ialah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keterangan.
Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Giro” Pengertian & ( Contoh – Macam – Karakteristik )
Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli
Berikut ini ada beberapa pendapat dari para ahli mengenai pengertian dokumen diantaranya yaitu:
Louis Gottschalk “1986:38”
- Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan-petilasan arkeologis.
- Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian, udang-undang, hibah dan konsesi.
- Dokumen dalam arti luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat tulisan, lisan, gambaran atau arkeologis.
G.J Renier “University Collage London 1997:104”
- Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik tertulis maupun lisan.
- Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja.
- Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.
Kamus Umum Bahasa Indonesia
Dokumen ialah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
Kamus Kepegawaian Dokumen
- Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
- Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
Kamus Bahasa Inggris Webster
- Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.
- Dokumen melengkapi keansahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau thesis.
Ensiklopedia Indonesia
Dokumen berarti surat akata, piagman, surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.
Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi
Berikut Ini Merupakan Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi .
Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Kwitansi” Pengertian & ( Fungsi – Cara Pembuatan – Ciri )
Dokumen
1. Di fokuskan pada benda/informasinya
2. Tidak merupakan unit kerja
3. Bersifat pasif
4. Digunakan sebagai alat bukti
5. Menunjang penelitian
Dokumentasi
1. Di fokuskan pada kegiatannya
2. Merupakan unit kerja
3. Bersifat aktif
4. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
5. Menyiapkan keterangan untuk penelitian
Jenis – jenis Dokumen
Berikut Ini Merupakan Jenis – jenis Dokumen.
Berdasarkan kepentingannya
Dokumen pribadi
Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.
Dokumen niaga
Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi.
Dokumen pemerintah
Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.
Berdasarkan bentuk fisiknya
Dokumen literer (di bidang perpustakaan)
Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film.
Dokumen korporil (di bidang permuseuman)
Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno, arca.
Dokumen privat (di bidang kearsipan)
Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan
Berdasarkan fungsinya
Dokumen dinamis
Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga maacam dokumen dinamis :
- Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
- Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun
- Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
Statis
Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
Dokumen Menurut Sifatnya
Dokumen Tekstual
Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis.
Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll.
Dokumen Nontekstual
Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.
Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Tabungan” Pengertian & ( Cara Menambah – Penarikan – Faktor Yang Mempengaruhi )
Dokumen Menurut Jenisnya
Dokumen Fisik
Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat.
Dokumen Intelektual
Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.
Dokumen Menurut Dokumentasi
Dokumen Primer
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi.
Dokumen Sekunder
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
Dokumen Tersier
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature.
Segi Fungsi
- Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
- Dinamis aktif
- Dinamis semi aktif
- Dinamis in aktif
- Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
- Dokumen koprol
- Dokumen Literal
- Dokumen Privat
Ruang Lingkup Dokumen
Berikut Ini Merupakan Ruang Lingkup Dokumen meliputi :
Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Manajemen Personalia Serta Fungsi Dan Tujuannya
1) Dokumen literal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain
- Buku-buku e. majalah
- Laporan f. koran
- Disertasi g. brosur
- Tesis h. leaflet
2) Dokumen kolporal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, arca, candi, mata uang kuno, pakaian adat
3) Dokumen privat
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan. Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :
- Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan
- Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.
- Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.
- Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
- Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.
- Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara
- Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.
Kegiatan Dokumen
- Mencari dan mengumpulkan dokumen
- Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen
- Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi
- Memproduksi dokumen
- Menyortir
- Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen
- Menyimpan dan memelihara dokumen
Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Faktur” Pengertian & ( Fungsi – Jenis – Contoh )
