Administrasi Perkantoran – Pengertian, Ruang Lingkup, Kegiatan, Tujuan, Fasilitas, Karakteristik, Asas, Pekerjaan, Para Ahli

Diposting pada

Administrasi Perkantoran – Pengertian, Ruang Lingkup, Kegiatan, Tujuan, Fasilitas, Karakteristik, Asas, Pekerjaan, Para Ahli : Adaministrasi perkantoran ialah sebuah proses pengawasan “controlling” dari pengoprasian kantor sehari-harinya. Dan tugas yang dilakukan oleh administrasi kantor biasanya dilakukan oleh seorang pegawai administrasi ataupun manajer kantor.


“Administrasi Perkantoran” Pengertian & ( Ruang Lingkupnya )

Pengertian Administrasi Perkantoran

Adaministrasi perkantoran ialah sebuah proses pengawasan “controlling” dari pengoprasian kantor sehari-harinya. Dan tugas yang dilakukan oleh administrasi kantor biasanya dilakukan oleh seorang pegawai administrasi ataupun manajer kantor.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian, Fungsi Dan Tugas Customer Service Secara Lengkap


Akan tetapi hal ini tergantung kepada struktur dari setiap organisasi kantor dan juga kompleksitas tugas yang juga berkaitan dengan operasi dan pada umumnya tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran yang memfokuskan kepada tugas utama ataupun melibatkan pengelolaan dari berbagai macam fungsi.


Jadi bisa diartikan juga administrasi perkantoran ialah sebuah rangkaian kegiatan ataupun aktivitas perencanaan, pengorganisasian “menyusun ataupun mengatur” serta mengarahkan dan juga mengawasi “controlling” yang menyelenggarakan berbagai macam pekerjaan kantor ataupun ketatausahakan kantor.


Pengertian Administrasi Perkantoran (Office Management) menurut para ahli :

  1. William Spriegel dan Ernest Daview

Menurut Pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, yang dituliskan dalam buku beliau yaitu Principle of Business Organization and Operation, Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.


  1. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Menurut Edwin Robinson Dan William Leffingwell dalam buku beliau yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa administrasi perkantoran sebagai fungsi,yang merupakan turunan dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kator secara efisien,kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.


  1. Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, dalam buku beliau yang berjudul National Office Management Association Report, administrasi perkantoran adalah fungsi untuk menyelenggarakan tata pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.


  1. George R.Terry

George R.Terry mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul Office Management and Control, administrasi perkantoran adalah perencanaan , pengorganisasian ,perngkordinasian , dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Jasa Menurut Para Ahli Beserta Karakteristik Dan Bisnis Dibidangnya


Dalam pengertian lain yang disempitkan .administrasi perkantoran adalah segala kegiatan yang sifatnya teknis seperti ketatausahaan dari suatu kantor yang mempunyai peranan yang penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang operatif, menyediakan keterangan untuk pimpinan,dan juga fungsi untuk membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.


Dan dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bawah administrasi perkantoran atau manajemen kantor ,merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahaan.


Tidak terjadinya administrasi perkantoran akan berakibat terjadinya ketidak tertiban dalam pekerjaan ketatausahaan yang akan menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif,menghambat pengambilan kebijaksanaan atau keputusan oleh pimpinan,dan menghambat perkembangan suatu organisasi.


Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :


Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Proses Bisnis Menurut Para Ahli Beserta Karakteristik, Tipe Dan Contohnya


  • Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .


Perencanaan perkantoran, meliputi :

  1. Perencanaan gedung
  2. Tata ruang kantor
  3. Penerangan/cahaya
  4. Ventilasi
  5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
  6. Anggaran (budgeting) perkantoran
  7. Standar kualitas kerja,
  8. Sistem informasi dan telekomunikasi

  • Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

  1. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.
  2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
  3. Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

  • Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :


  1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
  2. Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
  3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
  4. Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
  5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
  6. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

    Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli


Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :

  1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor
  2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
  3. Kualitas pekerjaan kantor
  4. Pelayanan kantor
  5. Waktu
  6. Biaya perkantoran

Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut:


  • Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain :

  1. Faktor keamanan
  2. Faktor lingkungan
  3. Faktor harga

  • Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

  1. Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
  2. Gedung memiliki fasilitas yang memadai
  3. Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan

  • Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut

  1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.
  2. Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

  • Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,  seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.


  • Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Kantor” Pengertian & ( Tujuan – Fungsi – Unsur – Ciri )


Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:

  • Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
  • Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
  • Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.

  • Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
  • Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
  • Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain(pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif.


Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.


Contoh :

  • Tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya.
  • Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan.
  • Bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-biaya yang lebih rendah.
  • Petugas perpustakaan melakukan pencatatan siswa yang meminjam bukudi perpustakaan.
  • Teller bank, mendata orang yang menabung di bank.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian, Ciri Dan Fungsi Administrasi Beserta 4 Tujuannya Terlengkap


Bersifat Terbuka dan Luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun. Administrasi perkantoran diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi.


Contoh:

  • Seorang petugas sensus penduduk melakukan pekerjaan kantor saat ia melakukan pendataan dengan mendatangi rumah-rumah.
  • Petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-rumah.
  • Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan karcis keda penumpang.
  • Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumah-rumah.

Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah.


Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.


Contoh :

  • Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi.
  • Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas.
  • Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihakyang dituju.

Asas-Asas Administrasi Perkantoran

  1. Asas Perencanaan

    Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu demi mencapai tujuan tertentu. Misalnya, semua surat yang dibuat atau diarsip haruslah jelas maksud dan manfaatnya. Kalau tidak, berarti surat atau arsip tersebut tidak diperlukan. Perencanaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya, bukannya dibiarkan tumbuh atau jalan dengan sendirinya. Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.


  2. Asas Penyederhanaan

    Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan dengan cara sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit hendaknya dihindarkan bila memang dapat dicarikan alternatif yang lebih mudah. Penyederhanaan juga berarti sedapat mungkin menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.


  3. Asas Penghematan

    Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan dengan cara sehemat mungkin, yakni cara yang paling mudah (menghemat pikiran), yang paling ringan (menghemat gerak dan tenaga), yang paling cepat (menghemat waktu), yang paling dekat (menghemat ruang), yang paling murah (menghemat biaya).


  4. Asas Penghapusan

    Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, bila ada dua orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas saja, maka salah satu petugas harus ditiadakan atau diberi tugas lain yang lebih diperlukan. Contoh lain, bila semua pekerjaan surat menyurat telah dapat dilakukan dengan memakai komputer dan printer, maka mesin tik yang ada di kantor tidak lagi berguna sehingga bisa dijual saja.


  5. Asas Penggabungan

    Semua pekerjaan yang mempunyai persamaan atau berkaitan erat hendaknya digabung atau didekatkan. Misalnya, pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim surat dibebankan pada satu orang petugas, atau untuk pencetakan dari lima pesawat komputer cukup disediakan satu buah printer saja.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Administrasi Perkantoran” Pengertian & ( Ruang Lingkupnya )


Pekerjaan Kantor Administrasi Perkantoran

Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:


  1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.
  2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

  3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
  4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
  5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya
  6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

    Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Pelayanan Prima” Pengertian & ( Tujuan – Fungsi – Contoh )