Pengertian Surat Niaga – Syarat, Jenis, Macam, Fungsi, Contoh

Diposting pada

Pengertian Surat Niaga – Syarat, Jenis, Macam, Fungsi, Contoh : Surat niaga merupakan surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya.


Pengertian Surat Niaga

Surat niaga merupakan surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya. Surat niaga juga merupakan surat resmi yang umumnya berisi mengenai tawaran, jual-beli yang ada hubungannya dengan barang ataupun jasa.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Surat Edaran” Pengertian & ( Contoh – Fungsi – Macam – Bagian )


Atau definisi surat niaga yang lainnya ialah sebuah surat yang dibuat oleh orang-orang ataupun oleh suatu badan usaha dengan bertujuan untuk mencari keuntungan. Surat niaga ini bisa bersifat intern maupun ekstern, secara intern dapat diartikan surat ini dapat dipakai untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik itu dari tingkat pusat sampai pada cabangnya.


Dan jika secara ekstern surat ini dapat dipakai untuk berhubungan dengan perusahaan atau badan usaha lain. Surat niaga juga sering disebut dengan surat dagang atau surat bisnis.


Syarat penulisan Surat yang Baik

  • Ditulis dengan teknik penyusunan yang benar
    1. bagian-bagian surat diurutkan sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat
    2. pengetikan yang benar, jelas, bersih, serta rapi
    3. kertas sesuai dengan ukuran yang baku (kuarto/folio), jenis kertas HVS, warna (putih, kuning, biru muda, dan merah jambu)
    4. penggunaan bentuk surat (style) yang lazim

  • Isi surat dinyatakan dengan ringkas, jelas, dan eksplisit sehingga penerima surat dapat memahami isinya dengan tepat sehingga penerima dapat memberikan tanggapan yang tepat pula.
  • Bahasa surat disusun sesuai dengan kaidah yang baku (ejaan, diksi, kalimat, dan paragraf), jelas, ringkas, lugas, sopan, dan komunikatif.

  • Faktor pendukung yaitu memahami:
    1. masalah yang akan dikemukakan
    2. peraturan menegnai masalah tersebut
    3. posisi serta bidang penulis surat dan penerima surat

Jenis-Jenis Surat Niaga

Salah satu jenis surat niaga yaitu surat pesanan surat ini merupakan surat yang berasal dari pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya berupa pesanan untuk membeli sejumlah produk ataupun memesan suatu jasa tertentu. Adapun beberapa yang perlu diperhatikan dalam membuat surat pesanan diantaranya seperti:


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian, Ciri Dan Bagian-Bagian Surat Pribadi Beserta Contohnya Lengkap


  1. Yang pertama, menyebutkan surat pemesanan berdasarkan dari surat penawaran ataupun iklan dan lain sebagainya.
  2. Yang kedua menyebutkan jenis dan jumlah produk atau jasa yang akan di pesanan, lebih baik dibuatlah dalam bentuk daftar supaya lebih mudah saat mengeceknya.

  3. Yang ketiga menyebutkan bagaimana cara pengirimannya.
  4. Yang keempat menyebutkan cara dari pembayarannya.
  5. Yang kelima menyebutkan waktu pengirimannya yang dikehendaki.
  6. Yang keenam menyebutkan cara pengepakan atau packingnya.

Macam – Macam Surat Niaga

Surat niaga ada beberapa macam, diantaranya seperti dibawah ini:

Surat Perjanjian Jual – Beli

Surat perjanjian jual- beli adalah akta surat tertentu yang haur ditanda tangani dan harus dibuat secara sengaja, dan juga harus dipakai sesuai dengan keperluan apa surat tsb.


Surat Perjanjiaan Sewa Menyewa

Salah satu contoh surat perjanjian adalah surat perjanjian sewa menyewa. Surat perjanjian sewa menyewa dibuat oleh dua pihak, yaitu pihak penyewa dan pihak yang menyewakan. Surat perjanjian ini memuat pernyataan tertulis mengenai kesepakatan sewa menyewa yang disetujui kedua belah pihak dan ditandatangani oleh saksi-saksi.


Surat perjanjian pada umumnya memuat identitas resmi kedua pihak yang hendak melakukan transaksi. Surat perjanjian pada umumnya juga mencantumkan pasal-pasal yang berisi hak, kewajiban, dan kesepakatan yang harus dipatuhi oleh pihak-pihak yang melakukan transaksi. Pada bagian akhir surat perjanjian, harus dicantumkan tanda tangan dan nama terang pihak-pihak yang melakukan transaksi serta tanda tangan saksi-saksi yang menyaksikan perjanjian transaksi.


Surat Penawaraan

surat penawaran (offerte) adalah surat yang dibuat penjual yang berisikan penawaran dan penginformasian barang dagangan ditujukan kepada colon pembeli baik atas permintaan calon pembeli maupun atas inisiatip penjual sendiri.


Jika surat penawaran dikirim berdasarkan surat permintaan penawaran dinamakan surat balasan permintaan penawaran. Biasanya surat penawaran tersebut kurang kuat kedudukannya karena surat penawaran yang dikirimkanakan dibandingkan dengan surat penawaaran dari peusahaan lainnya.


Sebaliknya, jika surat penawaran yang dikirimkan itu tanpa adanya permintaan penawaran, dalam penyusunan surat lebih leluasa untuk mempromosikan barang yang ditawarkan. Penjual akan lebih aktif menawarkan barang-barangnya agar lebih dikenal. Surat penawaran atas inisiatif sendi biasanya digunakan untuk mempromosikan barang-barang baru.


Surat Permintaan Penawaraan

Surat permintaan penawaran adalah surat yang berasal atau dikirimkan calon pembeli kepada penjual tau peusahaan. Isinya meminta informasi mengernai barang yang diperlukan/ diinginkannya.


Berdasarkan surat permintaan penawaran , pihak penjal akan membalas permintaan tersebut dnega surat balasa n permintaan penawaran. Biasanya surat balasan permintaan penawaran dilampiri daftar harga, atau booklet sebafai bahan perimbangann lain dengan maksud untuk mencar harga yang sesuai dnga kemanpuan keuangan dan keinginan calom pembeli.


Bahasa surat harus disusun dengan kalimat yang jelas dan lengkap agar penjualan atau perusahaan mudah memahami dan mengerti mengenai kriterian barang yang mereka inginkan. Dalam surat permintaan penawaran yang resmi, biasanya calon pembeli meninta keterangan- keterangan sebagai berikut:


  1. Nama, jenis, model, tipe, ukuran, kualitas, kemampuan ,dan harga barang.
  2. Cara pengiriman barang,
  3. Syarata pembayaran,
  4. Contoh barang,
  5. Pelayanan purnajual

Surat Pesanan

Surat pesanan merupakan surat yang ditulis calon pembeli dan ditujukan kepada pedagang, penjual, atau produsen dengan maksud untuk memesan baran-barang yang diperlukan. Surat pesanan ini mempunyai kedudukan yang kuat dalam komunikasi bisnis karena datangnya dari pembeli yang sudah pasti untuk transaksi jual beli. Surat ini dapat dibuat  karna inisiatif sendiri atau adanya penawaran dari penjual.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian, Ciri, Dan Cara Menulis Surat Pembaca Beserta Contohnya Lengkap


Seorang pedagang atau penjual setelah menerima surat pesanan harus merespon dan menyelesaikannya dengan segera. Hal ini berkaitan degan syarat-syarat penawaran yang ditetapkan. Oleh karena itu, dalam membalas surat pesanan diperlukan kecepatan dan kejelasan, apakah pesanan dapat diterima atau tidak dapat dipenuhi.


Pokok-pokok isi surat pesanan meliputi hal-hal berikut.

  1. Menyebutkan criteria barang yang dipesan dengan jelas, seperti nama, jenis, merk, tipe, ukuran, kualitas, model dan warna barang yagn dipesan.
  2. Menyebutkan syarat pembayaran dan penyerahan barang
  3. Kesanggupan melakukan pembayaran
  4. Cara pengiriman barang yang diinginkan
  5. Batas waktu pengiriman barang pesanan.

Surat Pengaduaan

Surat pengaduan  (klaim) adalah surat pemberitahuan kepada penjual mengenai ketidaksesuaian barang-barang yagn dikirimkan pesanan disertakan dengan tuntutan penyelesaiannya.


Untuk mengajukan tuntutan harus dikemukakan  alasan-alasan yang kuat dan masuk akal. Tanpa alasan yang kuat penjual tidak akan memenuhi tuntutan itu. Tuntutan yagn kita ajukan dapat berupa ganti rugi dan langsung ditujuan kepada penjual. Tetapi kika kerugian tersebut  terjadi dalam pengangkutan atau dalma gudang, maka tuntutan dapat dialihkan kepada pihak-pihak tersebut.


Sebelum mengajukan tuntutan, pemesan harus meneliti secara seksama letak kekurangan atau kerusakan barang-barang pesanan tersebut disertai dengan bukti-bukti kuat.


Dengan cara itu, kita sebagai pemesan dapt memperoleh kejelasan tentang siapa yang di tuntut dan mengganti kerugian atas barang pesanan itu. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan yang lebih fatal. Agar tidak terjadi pengalihan tuntutan dari satu pihak kepihaklain, maka dalm membuat surat klaim harus diperhatikan unsur-unsur,


seperti:kuatnya alasan,menunjukan letak kekuarangan dan kerusakan , mermpunyai bukti-bukti yang sah, disampaikan dengan tidak emosi dan tetap menjaga etika bisnis serta tetap menunjang tinggi keadilan dan kebenaran. Apabila sudah jelas kepada siapa tuntutan tersebut ditujukan, selanjutnuya dan mengajukan pengaduan dengan tuntutan dapat berupa:


  1. pembatalan pembelian barang,
  2. permintaan penggantian barang dengan biaya ditanggung yang bersangkutan,
  3. permintaan ganti rugi sebesar kerugian yang diderita, serta
  4. permintaan potongan harga.

Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang atau pejabat tertentu kepada seseorang atau pejabat lain. Pelimpahan wewenang dapat mewakili pihak yang memberi wewenang.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Suku Tolaki” Sejarah & ( Bahasa – Mata Pencaharian – Kekerabatan – Agama – Kepercayaan )


Penggolongan surat kuasa :

  • Surat kuasa formal
    -cirinya : bermaterai (6000)
    -contoh : surat kuasa tanah, surat kuasa suatu usaha
  • Surat kuasa non formal
    -tidak perlu memakai materai
    -contoh: surat warisan, surat wasiat


Fungsi Surat Niaga

Adapun fungsi dari surat niaga diantaranya sebagai berikut:

  • Sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya surat-surat perjalanan.
  • Sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.

  • Sebagai duta ataupun wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
  • Sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
  • Sebagai alat promosi.
  • Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
  • Sebagai bukti dari sejarah.

Contoh Suruat Niaga

contoh suruat Niaga

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Surat Dinas” Pengertian & ( Fungsi – Ciri – Syarat – Bagian )