Pengertian Kantor – Tujuan, Fungsi, Unsur, Ciri, Jenis, Modern, Tata Ruang

Diposting pada

Pengertian Kantor – Tujuan, Fungsi, Unsur, Ciri, Jenis, Modern, Tata Ruang : Arti kantor secara dinamis yaitu merupakan proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data.


“Kantor” Pengertian & ( Tujuan – Fungsi – Unsur – Ciri )

Pengertian Kantor

Apa itu kantor? yang dimaksud dengan kantor ialah jika secara etimologis istilah kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu Kantoor yang artinya ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Lalu jika dalam bahasa Inggris berasal dari kata Office yang artinya tempat untuk memberikan pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi. Pengertian tentang kantor dibagi kedalam dua bagian yang diantaranya arti secara dinamis dan secara statis.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Perusahaan Menurut Para Ahli Beserta Jenis, Unsur Dan Contohnya Lengkap


Arti kantor secara dinamis yaitu merupakan proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi jiak dalam arti sempit merupakan tempat untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha.


Sedangkan arti kantor secara statis yakni merupakan tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, markas, instansi, badan, perushaan maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data. Dari penjelasan-penjelasan diatas tersebut, jadi kantor dapat diartikan sebagai bagian organisasi yang menjadi pusat bagi kegiatan administrasi dan pengendalian kegiatan pengolahan data atau informasi.


Tujuan Kantor

Tujuan kantor ialah untuk memberikan sistem pelayanan yang berupa komunikasi dan penyimpanan data serta berkumpulnya orang-orang mengerjakan sesuatu untuk mencapai target atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.


Fungsi Kantor

Tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman.

  1. Menerima informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
  2. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi. Tujuannya pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut.

  3. Mengatur informasi. Informasi yang diakumulasi oleh kantor biasanya tidak berbentuk seperti pada saat baru diberikan, kantor mengumpulkan informasi dari berbagai sumber untuk kemudian dibuat perhitungan atau pembukuannya, karena kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen.

  4. Memberi informasi. Bila manajemen meminta informasi, kantor memberikan informasi dari rekaman yang ada.
  5. Melindungi aset. Selain keempat fungsi yang telah disebutkan, kantor juga berfungsi untuk mengamati secara cermat berbagai bentuk kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Perusahaan Jasa” Pengertian & ( Karakteristik – Ciri – Contoh )


Unsur-Unsur Kantor

Adapun unsur-unsur dari kantor yang diantaranya terdiri dari:

  • Gedung yang terdiri dari bangunan, ruangan-ruangan dan juga perlengkapan lainnya.
  • Personil yang diantaranya terdiri dari seluruh orang yang ada hubungannya dengan organisasi yang terdapat di kantor, misalnya seperti: pimpinan, karyawan dan lain-lain.
  • Peralatan yang terdiri dari alat atau mesin-mesin yang ada dikantor.

Ciri-Ciri Kantor

Adapun ciri-ciri dari kantor yang diantaranya terdiri dari:

  • Sebagai alat untuk menyambung pancaindra dan juga ingatan pimpina organisasi.
  • Membantu pimpinan dalam merumuskan pekerjaan, metode kerja maupun penyederhanaan sistem manajemen.
  • Memabantu administrasi atau tata usah dalam mencapai targetnya.

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

  • Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan. Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.


  • Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan. Contoh: membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.


  • Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna. Contoh: membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.


  • Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contoh: memfotokopi surat, mencetak informasi, dll.


  • Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain. Contoh: mengirim e-mail, faksimili, surat.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : “Perusahaan Manufaktur” Pengertian & ( Karakteristik – Fungsi – Contoh )


  • Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Contoh: menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan.


  • Melakukan komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan. Contoh: correspondence, telepon, teleconference.


  • Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Contoh: menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan.


  • Pekerjaan lain

Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service.


Kantor Modern

Modern dalam hal ini bukan berarti gedung yang mewah atau pegawai dengan pakaian rapi. Modern yang dimaksud dalam hal ini dilihat dari bagaimana prinsip-prinsip pelaksanaan kerja. Suatu kantor disebut kantor modern jika setiap aktivitas telah diperhitungkan secara rasional sesuai dengan kebuthan kantor.


Ciri-ciri kantor modern

  • Merupakan alat penyambung panca indera dan ingatan pimpinan.
  • Mebantu pimpinan dalam pengambilan keputusan dan pengaturan pekerjaan.
  • Membantu pimpinan dalam penyederhanaan kerja dan sistem.
  • Membantu efisiensi pada pelaksanaan pekerjaan.

  • Memiliki pegawai yang melaksanakan tugas dengan disiplin dan akuntabel.
  • Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis.
  • Memiliki sikap, cara berpikir, dan bertindak sesuai perkembangan jaman.
  • Pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme sesuai tuntutan jaman.
  • Menggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan, pengolahan dan pengelolaan data yang terus berkembang.

  • Organisasinya dibangun berdasarkan fungsi sehingga diharapkan dapat menuntaskan segala macam pekerjaan tanpa harus khawatir tumpang tindih dengan pekerjaan lainnya.
  • Tugas-tugas dibagi habis sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya penumpukan kekuasaan di satu tangan.
  • Setiap pekerjaan dilengkapi dengan SOP (Standart Operating Procedure), untuk memudahkan pelaksanaannya.

Standar Minimum Kantor Modern

Standar minimum yang harus dimiliki kantor modern yaitu:

  • Suhu udara, dalam ruangan kantor perlu dipertahnakan temperatur yang layak untuk sebuah ruang kerja minimum.
  • Luas ruang kantor tidak boleh sesak oleh pegawai. Standar yang diperuntukan bagi setiap pegawai paling tidak seluas 40 square feet, atau setara dengan ukuran 3,7 m2 bagi setiap pegawai.
  • Penerangan cahaya, dalam ruangan kantor minimal penerangan cahaya lampu yang cocok adalah yang sesuai dengan kebutuhan ruangan.

  • Pemeliharaan kebersiahan bangunan kantor, perlengkapan dan perabotan harus dilakukan secara rutin dan terus menerus, sehinga tercipta kantor yang bersih.
  • Pertolongan pertama pada kecelakaan, minimal dalm ruangan harus disediakan kotak obat dan seorang pegawai yang terlatih untuk memberikan pertolongan.
  • Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan pegawai yang mengoperasikannya harus cukup terlatih.
  • Fasilitas kesehatan diantaranya kamar kecil, toilet dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya.
  • Tempat duduk petugas harus disediakan untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Karakteristik Benua Afrika Beserta Penjelasannya Secara Lengkap


Tata Ruang Kantor

Secara umum tata ruang kantor dapat dibagi menjadi dua, yakni tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup. Tata ruang kantor terbuka biasanya dalam satu kantor bisa diisi oleh banyak orang sekaligus yang terbagi dalam beberapa divisi tanpa batas/sekat yang terlalu jelas. Sedangkan tata ruang kantor tertutup seringkali antara pegawai satu dengan yang lainnya dipisahkan oleh pembatas, bisa berupa pembatas sketsel, tembok, atau yang launnya.


Meskipun secara garis besar tata ruang kantor terdiri dari dua macam, namun Sedarmayanti (2009: 128) berpendapat bahwa kedua jenis tata ruang tersebut masih dapat dibedakan lagi menjadi empat macam tata ruang kantor, yaitu:


  • Tata Ruang Kantor Tertutup / Berkamar (cubicel type offices)

Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi dalam kantor dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.


Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertutup penuh hingga bagian plafon, ada yang hanya dibatasi oleh sekat separo badan maupun sekat setinggi manusia. Beberapa kantor dengan tata ruang tertutup ada yang memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu. Untuk kantor yang tidak berpintu sekat difungsikan untuk membatasi padangan mata agar dalam melakukan pekerjaan bisa lebih fokus. Membuat kantor dengan tata ruang tertutup, bagai para pegawai yang bekerja didalamnya memiliki beberapa keuntungan.


Keuntungan Kantor Tertutup

    1. Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh sekat.
    2. Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin kerahasiaanya.
    3. Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan.
    4. Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung jawab atas ruang yang digunakan.

Kerugian Kantor Tertutup

    1. Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi antar pegawai tidak dapat dilakukan secara langsung.
    2. Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan biaya pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya.
    3. Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat maupun saat terjadi perombakan organisasi.
    4. Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan.
    5. Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.

  • Tata Ruang Kantor Terbuka (open plan offices)

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Karaktersitik Benua Eropa Beserta Penjelasannya Secara Lengkap


Keuntungan Kantor Terbuka

    1. Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-masing karyawan.
    2. Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor tertutup.
    3. Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak sekat maupun tembok permanen.

    4. Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang dibutuhkan.
    5. Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang.
    6. Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas.
    7. Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian peralatan kerja.
    8. Lebih hemat biaya.

Kerugian Kantor Terbuka

    1. Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melakukan pekerjaannya.
    2. Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang bisa ngobrol dan bersenda gurau.
    3. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas.
    4. Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat memantau pekerjaan orang lain.
    5. Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang tidak ditata dengan baik.

  • Tata Ruang Kantor Berhias/ Berpanorama (landscape offices)

Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa berupa tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya.


Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti lingkungan outdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan segar.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Karaktersitik Benua Asia Beserta Penjelasannya Secara Lengkap.


Keuntungan Menggunakan Tata Ruang Kantor Berhias

    1. Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor.
    2. Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja.
    3. Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja.
    4. Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.

Beberapa Kerugian Kantor Berhias

    1. Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat dekorasinya.
    2. Biaya pemeliharaan cukup tinggi.
    3. Membutuhkan tenaga ahli yang dapat menciptakan suasana yang sesuai harapan.

  • Tata ruang kantor gabungan

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias. Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai kerugiannya masing-masing.


Dengan menggabungkan berbagi unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian, Ciri Dan Jenis Perusahaan Dagang Beserta Contohnya Terlengkap