Pengertian POAC – Planning, Organizing, Actuating, Controlling, Manfaat, Tujuan, Proses; merencanakan, mengorganisasi staf dan sumber daya yang ada, melaksanakan program kerja, dan mengendalikan (pengawasan) jalannya pekerjaan.
Pengertian POAC
Mengapa POAC ? Karena POAC merupakan fungsi manajemen yang bersifat umum dan meliputi keseluruan proses manajerial. Banyak para ahli menambah banyak pengertian dari fungsi manajemen, namun diantara banyak tambahan tersebut, didalamnya sudah termasuk keempat fungsi yang diperkenalkan oleh George R Terry, yakni Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerak dan Pengawasan.
Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Manajemen Pemasaran Menurut Para Ahli
Keempat fungsi manajemen tersebut dalam manajemen modern tidak berjalan linear, namun spiral. Hal ini memungkinkan organisasi akan bergerak terus-menerus dan tidak berhenti pada satu tahap. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa siklus manajemen yang dilakukan oleh suatu organisasi adalah merencanakan, mengorganisasi staf dan sumber daya yang ada, melaksanakan program kerja, dan mengendalikan (pengawasan) jalannya pekerjaan.
Di dalam tahapan pengendalian dilakukan evaluasi untuk memperoleh umpan balik (feed back) untuk dasar perencanaan selanjutnya, atau untuk perencanaan kembali (replanning). Demikian seterusnya sehingga kegiatan fungsi-fungsi manajemen tersebut merupakan suatu siklus spiral.
Planning (Perencanaan) POAC
Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah tertentu. Perencanaan juga diartikan sebagai upaya memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi.
Dalam melaksanakan perencanaan ada kegiatan yang harus dilakukan, yaitu melakukan prakiraan (rencana) kegiatan organisasi dan penganggaran (budgeting). Prakiraan berfungsi untuk menentukan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan kedepan oleh organisasi sebagai upaya mencapai tujuan organisasi. Dalam melakukan prakiraan, haruslah selalu memperhatikan tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga melakukan suatu analisis organisasi (bisa menggunakan SWOT) untuk mengetahui potensi internal dan eksternal.
Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan, yakni harus S.M.A.R.T. S.M.A.R.T yaitu :
-
Specific
artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
-
Measurable
artinya program kerja organisasi atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.
-
Achievable
artinya dapat dicapai. Jadi bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan dan tidak dapat dilaksanakan.
-
Realistic
artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit.
-
Time
artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Siklus Hidup Produk Terlengkap
Langkah-langkah Dalam Membuat Perencanaan :
-
Analisis situasi dan identifikasi masalah
Melakukan analisa dan identifikasi terhadap situasi organisasi dengan memperhatikan tujuan organisasi. dalam melakukan analisa situasi dapat menggunakan teknik analisis SWOT.
-
Menentukan skala prioritas
Setelah dianalisa dan mengidentifikasi masalah, maka perlu dilakukan penentuan skala prioritas terhadap pelaksanaan kegiatan. Hal ini agar kebutuhan organisasi yang mendesak didahulukan untuk menjamin keberlangsungan organisasi.
-
Menentukan tujuan program
Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi akan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi, maka dibutuhkan penentuan tujuan program, sehingga nantinya pelaksanaan program dapat diukur capaiannya.
-
Menyusun rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran)
Organizing (Pengorganisasian) POAC
Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam aktivitas organisasi, sesuai dengan kompetensi SDM yang dimiliki. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kegiatan ini merupakan keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi,
serta mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan program dan tujuan organisasi. Menurut George R. Terry, tugas pengorganisasian adalah mengharmonisasikan kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan seluruh kemampuan kesuatu arah tertentu.
Dalam pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing (penempatan staf) dan pemaduan segala sumber daya organisasi. Staffing sangat penting dalam pengorganisasian. Dengan penempatan orang yang tepat pada tempat yang tepat dalam organisasi, maka kelangsungan aktivitas organisasi tersebut akan terjamin. Fungsi pemimpin disini adalah mampu menempatkan the right man in the right place.
Pemimpin harus mampu melihat potensi-potensi SDM yang berkualitas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas roda organisasi. Setelah menempatkan orang yang tepat untuk tugas tertentu, maka perlu juga mengkoordinasikan dan memadukan seluruh potensi SDM tersebut agar bekerja secara sinergis untuk mencapai tujuan organisasi.
Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Tujuan, Strategi Dan 6 Pengertian Pemasaran Menurut Para Ahli
Langkah-langkah Pengorganisasian :
- Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan keseluruh staff tentang tujuan organisasi yang harus dicapai)
- Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang yang berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi strategis yang kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan pencapaian organisasi)
- Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff, serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh posisi dipadukan untuk menuju tujuan organisasi)
- Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff)
Actuating (Penggerakan) POAC
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab. Untuk itu maka semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun.
Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan. Inti dari Actuating adalah menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan organisasi.
Dalam mengimplementasikan aktivitas organisasi, pelaku organisasi harus :
- Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
- Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
- Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,
- Tugas yang diberikan cukup relevan,
- Hubungan harmonis antar rekan kerja.
Actuating (penggerakan) meliputi kepemimpinan dan koordinasi. Kepemimpinan yakni gaya memimpin dari sang pemimpin dalam mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya organisasi agar mengarah pada pencapaian tujuan program dan organisasi.
Sedangkan koordinasi yakni suatu aktivitas membawa orang-orang yang terlibat organisasi ke dalam suasana kerjasama yang harmonis. Dengan adanya pengoordinasian dapat dihindari kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan kesimpangsiuran di dalam bertindak antara orang-orang yang terlibat dalam mencapai tujuan. Koordinasi ini mengajak semua sumber daya manusia yang tersedia untuk bekerjasama menuju ke satu arah yang telah ditentukan.
Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Rumus Kerucut : Volume Luas Permukaan, Tinggi, Dan Gambar
Pekerjaan memimpin meliputi lima kegiatan yaitu :
- Mengambil keputusan
- Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara pemimpin dan bawahan.
- Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
- Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya secara tepat
- Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
Tujuan Actuating (Penggerakan) adalah :
- Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
- Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf
- Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan
- Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
- Membuat organisasi berkembang secara dinamis.
Controlling (Penggendalian / Pengawasaan) POAC
Controlling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan aktivitas organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu dapat mengadakan koreksi. Dengan demikian apa yang dilakukan staff dapat diarahkan kejalan yang tepat dengan maksud pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Inti dari controlling adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan rencana.
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan antisipasi, koreksi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan lingkungan sekitar organisasi.
Manfaat pengawasan :
- Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan
- Dapat mengetahui adanya penyimpangan
- Dapat mengetahui apakah waktu & sumber daya mencukup
- Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
- Dapat mengetahu staff yang perlu diberikan penghargaan/promosi
Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Lembaga Pendidikan : Pengertian, Macam Dan 6 Fungsi Lengkap
Proses controlling meliputi :
- Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian,
- Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki,
- Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar.
- Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal (rencana) kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur capaian keberhasilannya,
- Melakukan tindakan perbaikan.
- Jika ada kesalahan atau penyimpangan, segera melakukan perbaikan,
- Meninjau dan menganalisis ulang rencana.
-
Preventive control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota.
-
Repressive control
Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil).
-
Pengawasan saat proses dilakukan
Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada penyimpangan.
-
Pengawasan berkala
Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan).
-
Pengawasan mendadak (sidak)
Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan.
-
Pengawasan Melekat (waskat)
Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan.
Kegiatan-kegiatan yang juga termasuk dalam kegiatan controlling termasuk adalah evaluasi dan pelaporan. Evaluasi merupakan suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau program.
Dalam melakukan evaluasi haruslah menyeluruh, mencakup capaian tujuan kegiatan, kinerja staff, pengetahuan staff, efektifitas dan efesiensi penganggaran dan proses kegiatan. Sedangkan pelaporan merupakan penyampaian perkembangan hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi.
Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Strategi Pemasaran Serta Hal Penting Dari Sudut Pandang Penjual Dan Konsumen
