“Dokumentasi” Pengertian Menurut Para Ahli & ( Kegiatan – Tugas – Fungsi – Pengkodean )

Posted on

“Dokumentasi” Pengertian Menurut Para Ahli & ( Kegiatan – Tugas – Fungsi – Pengkodean )

GuruPendidikan.Com – Untuk pembahasan kali ini kami akan mengulas mengenai Dokumentasi yang dimana dalam hal ini meliputi pengertian menurut para ahli, kegiatan, tugas, fungsi dan pengkodean, nah agar lebih dapat memahami dan dimengerti simak ulasan selengkapnya dibawah ini.

Pengertian Dokumentasi Secara Umum

Dokumentasi ialah kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Adapu pengertian dokumentasi menurut para ahli yang diantaranya yaitu:

Menurut Paul Otlet “International Economic Conference 1905”

Dokumentasi ialah kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen.

Menurut Encyclopedia Britanica

Dokumentasi ialah semacam pengawasan dan penyusunan bibiliografi yang menggunakan alat-alat seperti indeks, sari karangan dan isi bibiliografi disamping memakai cara tradisioanl “klasik dan katalogisasi”, untuk membuat informasi itu dapat dicapai.

Menurut Federataion Internationale De Decomentation “FID”

Dokumentasi ialah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia “documentation c’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine”.

Kegiatan Atau Tugas Dokumentasi

Adapun kegiatan atau tugas dokumentasi yang diantaranya sebagai berikut:

loading...
  • Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan.
  • Mencatat dokumen.
  • Mengelolah dokumen.
  • Memproduksi dokumen.
  • Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen.
  • Menyimpanan dan memelihara dokumen.

Segi Fungsi

Adapun segi fungsi diantaranya yaitu:

  • Dinamis ialah dokumen yang dapat dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
  • Dinamis aktif.
  • Dinamis semi aktif.
  • Dinamis in aktif.

Setatis ialah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor yaitu:

  • Dokumen koprol.
  • Dokumen Literal.
  • Dokumen Privat.

Pengkodean Dokumen

Pengkodean dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak membutuhkan. Banyak waktu dalam penyimpanan. Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen antara lain sebagai berikut:

  • Nomor urut
  • Tanggal dokumen diperoleh
  • Penyusunan dokumen
  • Nama/judul dokumen
  • Kota tempat terbit
  • Nama penerbit
  • Tahuan penerbitan
  • Jumlah halaman
  • Cara saat memperoleh pada saat ini, dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada pula yang disimpan dalam memori computer.

Dengan pengolehan kode “kode sandi” akan dapat ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari. Dokumen bisa berwujud lembaran, film, pita atau rekaman. Untuk wujud dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan atau filling.

Lain dengan dokumen yang terjilid, penyimpanan, penataan dan pengamanannya dipergunakan system perpusatakaan, pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi dividi, dividi dipecah lagi menjadi seksi dan seksi dipecah menjadi subseksi.

Pembagian Klasifikasi Ini Dapat Dibagi Menjadi Bagian Yang Lebih Kecil Lagi

  • Pola klasifikasi judul “caption” dan pembagian judul atas.
  • Teknik mengindeks.
  • Teknik menetapkan kode.
  • Prosedur dan teknik penyimpanan.
  • Menentukan pencatatan yang diperlukan Klasifikasi Judul Arsip.

Arsip-Arsip Yang Ditata Menurut System Abjad Diklasifikasikan Menjadi 4 Kelompok Yaitu:

  • Arsip perorangan Arsip ini diberi judul “Caption” nama perorangan.
  • Arsip instansi pemerintah Arsip ini diberi judul “Caption” nama instansi pemerintah.
  • Arsip niaga Arsip ini diberi judul “Caption” nama perusahaan.
  • Arsip yang dikelola oleh badan-badan social.

Teknik Mengindeks “Menetapkan Unit”

Setelah menetapkan judul apakah nama perorangan, organisasi social, instansi pemerintah ataupun swasta, maka sekarang kita perlu menentukan unit-unit terpenting, hal ini dikenal dengan mengindeks.

Teknik “Menetapkan Kode”

Dalam menetapkan kode, kita menggunakan suatu teknik yang memuat suatu aturan-aturan dalam mengindeks.

Demikianlah pembahasan mengenai “Dokumentasi” Pengertian Menurut Para Ahli & ( Kegiatan – Tugas – Fungsi – Pengkodean ) semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua, terima kasih banyak atas kunjungannya. 🙂 🙂 🙂

Baca Juga: